В условиях пандемии COVID-19 бизнес столкнулся с необходимость перевода бизнес-процессов в онлайн. Магазины с одеждой вынуждены создавать сайты с выкладкой своих позиций. Рестораны – организовывать доставку еды. Для многих это процесс проходит «безболезненно». Однако, не стоит забывать, что в связи с переводом всех процессов в онлайн, внимание государственных органов (в первую очередь Роскомнадзора) тоже переходит в пространство Интернет.
Для того, чтобы обезопасить себя от штрафов от 6.000 до 6.000.000 рублей (ст. 13.11 КоАП РФ), необходимо соблюдать «правила игры» работы с персональными данными (и не только). Подробнее об этом можно почитать в предыдущей статье – «Персональные данные: расширение сферы риска».
Здесь поговорим непосредственно об этапах: перевод бизнеса в онлайн состоит из 4 основных этапов.
1. Прописать карту бизнес-процесса, схему монетизации проекта
Это самый важный этап. Исходя из своего практического опыта, предлагаю: открыть огромный белый лист в удобной программе на вашем компьютере или положить ватман перед собой на столе. И прямо рисовать схему: квадратики и кружочки, что на каком этапе у вас происходит.
Например, у вас магазин одежды. Схематично и очень усеченно процесс может состоять из нескольких этапов: поиск поставщиков и заключение соглашений с ними – оформление внутренних бизнес-процессов в магазине (у каждого свои) – оформление сайта – регистрация покупателя на сайте (если есть) – оформление заявки покупателем в корзине – оформление доставки (если есть).
В схеме важно отразить на каком этапе, кому, кем, куда и каким способом (способы расчетов) поступают денежные средства.
Также при описании бизнес-процессов на платформе сайта важно ответить на вопросы:
• Кто пользователи;
• Сколько групп пользователей;
• Какие отношения между ними (купля-продажа, доствака, др.).
2. Выбрать типы договоров для всех видов отношений
Нарисовав схему, где отражен каждый этап вашего бизнес-процесса, необходимо подобрать самые подходящие варианты договоров для каждого из них. Например, при регистрации на сайте до оформления товаров покупателем между сайтом и клиентом идеальным решением будет оформление договора на оказание информационных услуг.
3. Прописать весь путь работы с персональными данными в компании
Имея общую схему вашего бизнес-процесса, на каждом этапе определите:
(1) Собираете ли вы какие-то данные о клиентах;
(2) Если да, то являются ли они персональными (статья «Персональные данные: расширение сферы риска»);
(3) Отдельным цветом единым для всей вашей схемы (например, красным), выделите на каких этапах какие именно персональные данные собираются и ответьте на вопросы:
a. Кто к этим данным имеет доступ?
b. В каком объеме?
c. С какой целью?
4. Закрепить итоги в локальной документации
Имея полную картину бизнес-процессов, схемы движения персональных данных в них и представляя типы договоров между всеми группами пользователей, дело остается за малым – ответы на все вышепоставленные вопросы прописать в локальной документации.
В оффлайн пространстве основными документами будут являться
· Положение об обработке персональных данных;
· Приказы о назначении сотрудников.
В онлайн пространстве ключевыми документами будут являться:
· Положение об обработке персональных данных;
· Согласие на обработку персональных данных;
· Согласие на рассылку.
Это общая схема по переводу бизнеса в онлайн, которая позволит минимизировать риски привлечения к ответственности. Для каждого бизнеса набор этапов и, как результат, особенности в локальной документации будут индивидуальны для максимальной безопасности бизнеса в Интернете (и не только). Если у Вас остались вопросы по теме – задавайте их в комментариях, я с радостью помогу Вам. Если вы построить «щит» вашему бизнесу в онлайне «под ключ» - вы также можете связаться с нами, и мы Вам поможем.
Желаю безопасного существования вашего бизнеса в Интернете и легкости при переводе бизнес-процессов в онлайн!
Автор: Мочалова Софья